Contrôler les frais généraux : la clé d’une bonne gestion

1. Par qui et comment sont gérés les achats dans l’entreprise?

Dans les PME, ce rôle est fréquemment rempli par un certain nombre de collaborateurs, en fonction de leurs responsabilités et de leur disponibilité. Lorsqu’il existe un service achats, il sera l’interlocuteur ‘naturel’ pour la gestion et la négociation des frais généraux. Dans des structures plus légères les frais généraux sont confiés aux assistantes.

2. Réaliser un état des lieux.

S’il est important d’identifier les sources de revenus, cela vaut tout autant pour les sources de dépenses. Afin d’avoir une vision claire des postes de coûts, il faut commencer par une analyse des masses financières concernées. Le poste « autres charges externes » du compte de résultat reprend les différents postes de frais de fonctionnement. Une fois les masses identifiées, il faut déterminer le niveau de gestion atteint, c’est à dire le niveau d’implication et d’expertise apporté par la personne en charge de cette dépense (renégociation, appels d’offre, sourcing de nouveaux fournisseurs etc…). Cet état des lieux vous permettra de définir les priorités et les actions à mener.

3. Les différents leviers pour optimiser ses charges.

Un certain nombre de leviers existent pour faciliter la réduction des frais généraux. Ils doivent tous être envisagés.

• Tout d’abord commencer par prendre contact avec les fournisseurs pour leur signifier le changement de direction et leur demander une présentation de leur activité et des conditions jusque là réservées à l’entreprise.
• Rationaliser le portefeuille fournisseurs. L’analyse du compte de résultat révèlera souvent, au moins dans certains domaines, un nombre de fournisseurs trop important. Leur diminution sera généralement synonyme d’économies.
• Maîtriser la consommation : la baisse des quantités utilisées ou la modification des spécifications pour un produit ou service seront un levier important d’économie.
• Supprimer la sur-qualité qui n’est pas valorisée et dont le coup supplémentaire est significatif.
• Faire appel à une société externe ou à un groupement d’achats pour améliorer ses conditions tarifaires. Nous verrons dans le point suivant les différents acteurs existants dans ce domaine.
  
  
  

4. Faire appel à un tiers ou à une société externe

La puissance économique d’une PME isolée restant relativement faible, faire appel à un tiers peut s’avérer bénéfique et rentable. Il existe différents types de prestations plus ou moins adaptées en fonction de la taille de l’entreprise.

Faire appel à un prestataire externe peut être une solution pour optimiser ses achats de frais généraux.

• Le premier avantage de ces prestataires est qu’ils sont capables d’agir immédiatement et d’obtenir des résultats concrets dès les premiers mois.
• Le second est qu’il est plus facile pour le gérant d’une PME de donner des moyens concrets à ses collaborateurs (aide d’un professionnel extérieur à l’entreprise) pour parvenir à un objectif de réduction de coûts, plutôt que de leur demander d’ajouter à leur tâches quotidiennes celle d’analyser des factures en vue de leur optimisation.
• Pour terminer, ces postes d’achats sont tous différents, évoluent dans un contexte très concurrentiel avec des problématiques variables. Faire appel à un professionnel laisse la décision finale au niveau de l’entreprise mais transfère la charge de travail sur un tiers.

On distingue deux types de prestataires :

• Tout d’abord les sociétés spécialisées en réduction de coûts « cost killing » qui apportent de manière ponctuelle une expertise et les moyens nécessaires à la mise en place d’un projet d’optimisation. Ces sociétés agissent généralement pour des entreprises de tailles moyenne ou importante car leur revenus sont basés sur un pourcentage des économies réalisées.
• Il existe ensuite, les centrales d’achats qui proposent aux entreprises d’adhérer à leur regroupement de PME pour bénéficier « d’accords cadres » négociés avec des partenaires. Aucun volume minimum n’est requis pour bénéficier des conditions négociées, l’entreprise reste indépendante et choisit ses offres dans le catalogue disponible.

Le regroupement de plusieurs entreprises autour d’une structure d’achat commune constitue un moyen efficace d’accroître sa capacité de négociation et d’obtenir des avantages tarifaires. Ce type de prestataire est particulièrement adapté aux PME de moins de 50 salariés.

Conclusion

Quelle que soit la taille de l’entreprise, la mise en place d’une optimisation des frais généraux est une réelle opportunité pour augmenter son résultat. Au delà de l’aspect purement financier, la renégociation de ses accords entraine généralement une amélioration de la qualité des prestations et services. Mais le passage de l’analyse à la mise en pratique des décisions est souvent long. Il faudra dominer la réticence au changement et faire preuve de détermination. La reprise d’une entreprise constitue le moment idéal pour mettre en place de nouvelles pratiques et les collaborateurs accepteront plus facilement les changements.

Alexis Raymond,

fondateur d’Achat Centrale

http://www.achatcentrale.fr